Advogado que circula entre fórum e escritório: o formato indicado pela Alvo Certificado Digital

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Certificados digitais da empresa, dos sócios e dos parceiros: um mapa para comprar e renovar sem susto

Quase todo negócio com CNPJ nota, quando algo trava, que não depende de um único certificado. Existe o e-CNPJ da empresa, o certificado pessoal de quem assina, o do escritório contábil, às vezes o do advogado e, para quem ainda é pequeno, o do MEI. Cada certificado expira num dia diferente, tem uma conferência de identidade separada e responde a um grupo particular de tarefas. Este guia da Alvo Certificado Digital monta esse quadro do começo ao fim: qual pessoa ou empresa depende de qual modelo, quem precisa estar na conferência de identidade e como juntar os prazos num calendário só.

Por que pensar no conjunto, e não em um certificado de cada vez

O jeito mais comum de tratar certificado costuma ser deixar tudo para a última hora: alguém tenta emitir uma nota, o portal não aceita, e somente nesse momento o time percebe que o arquivo venceu na semana anterior. Como o certificado não conta com folga depois do vencimento, a manhã seguinte vira um dia sem nota.

Quando o negócio vê todos os certificados, o problema muda de natureza. Fica claro quais certificados são indispensáveis para manter o caixa girando, quais entram somente em ocasiões pontuais, e quem deve estar à disposição na data marcada. Dessa forma, a renovação deixa de ser uma corrida e vira um compromisso marcado.

O CNPJ: o e-CNPJ como identidade do negócio

O ponto de partida do mapa é o e-CNPJ. É com ele que o negócio transmite as notas fiscais eletrônicas, transmite as declarações do ano e usa o ambiente da Receita. Para quem fatura com frequência a partir de um servidor definido, o certificado digital e-CNPJ A1 tende a ser a opção mais simples: ele é um arquivo carregado no ERP, pode ficar instalado em várias máquinas e vale por um ano.

Em compensação, quando quem assina circula por locais diferentes ou prefere resolver pelo telefone, o certificado digital A3 em nuvem passa a pesar. Nessa opção, o certificado fica armazenado em um servidor protegido e é usado com autenticação segura, sem token. A validade chega a 2 anos, o que afasta as trocas no calendário da empresa.

Quem assina: o e-CPF de cada sócio e profissional

Um equívoco recorrente é imaginar que o e-CNPJ resolve tudo. Ele representa a pessoa jurídica; os indivíduos, de outro lado, dependem de uma credencial própria. O certificado digital e-CPF é a credencial da pessoa natural: serve para acessar o e-CAC em nome próprio, entregar o Imposto de Renda pré-preenchido, formalizar contratos com validade jurídica e acessar portais do governo. Cada sócio que responde nos atos da empresa acaba dependendo da sua credencial, pois a assinatura digital é pessoal.

No caso de quem prefere mídia física, o certificado A3 com token permanece um caminho firme. A chave fica gravada no chip do token e não sai de lá, fato que tranquiliza pessoas que tratam de papéis importantes. O ponto de atenção, aqui, está em manter a mídia em segurança e guardar o PIN em outro lugar.

O MEI: quando ele passa a fazer parte do mapa

Nem todo MEI abre a empresa já com necessidade de assinatura digital. A exigência surge com o crescimento: quando passa a emitir NF-e em sistemas que pedem certificado, quando presta serviço a clientes que exigem nota eletrônica ou quando quer resolver pendências na Receita sem intermediários. Diante disso, o certificado digital para MEI deve entrar no planejamento como uma peça para conferir com a contabilidade, e não como gasto obrigatório. Quando for preciso, o certificado do pequeno negócio segue as mesmas regras de validação de qualquer outra empresa.

Aprofunde-se no assunto em: Alvo Certificado Digital

A contabilidade: quem mais depende de certificado em dia

Para quem cuida de muitos clientes, a assinatura digital funciona como parte da rotina do começo ao fim do expediente. O certificado digital para contador pensado para essa rotina é um e-CNPJ A1, ligado ao cadastro da contabilidade, com validade de um ano, usado para acessar o e-CAC, entregar declarações e validar papéis com valor jurídico. Sendo um arquivo, pode ser instalado em mais de um computador do time.

O contador ainda costuma ser quem mais sofre com vencimento esquecido da carteira. Diante disso, vale a pena que a contabilidade tenha a lista de validades de todos e organize as renovações com folga. Somam mais de 600 contadores parceiros trabalhando dessa forma com a Autoridade de Registro, com tabela específica para emitir e renovar certificados dos clientes.

Quem cuida dos processos: a credencial de quem peticiona

No dia a dia jurídico, o certificado pessoal serve de acesso ao PJe e a portais de tribunais. O certificado digital para advogado costuma ser, no uso real, um e-CPF em nome do titular, e a escolha entre cartão e certificado em nuvem leva em conta o lugar de onde ele peticiona: o profissional que se desloca entre escritório, audiência e casa costuma se dar bem com a opção em nuvem; o profissional que atua sempre na mesma máquina fica bem com qualquer formato.

Um exemplo de mapa: uma empresa enxuta e seus parceiros

Pense em uma empresa enxuta com dois administradores, um escritório contábil parceiro e um advogado que cuida das ações trabalhistas. O mapa, nesse caso, soma cinco certificados: o certificado em arquivo do CNPJ, rodando no programa de notas; um e-CPF para cada sócio, em nuvem ou em mídia física; o certificado do escritório contábil, que é dele e não da empresa; e o e-CPF do advogado, também em nome próprio. Em cada item, anotam-se três dados: qual é o tipo, a data de vencimento e quem participa da validação.

Com o mapa na mesa, o sócio administrador vê logo o que depende da empresa e o que depende de parceiros. O contador renova o próprio certificado; o negócio cuida do certificado do CNPJ e dos certificados dos sócios. Essa separação parece evidente, mas evita a situação clássica em que todo mundo supõe que alguém já resolveu.

Quem participa da validação: o ponto que mais trava o pedido

Na etapa de planejar o conjunto, este é o item que mais atrasa pedidos. A validação é pessoal e não pode ser realizada por terceiros: no certificado pessoal, entra o titular; no certificado da empresa, entra o representante cadastrado na Receita Federal. Quando o administrador está ocupado na data crítica, o negócio corre o risco de parar por falta de agenda, e não por falta de documento.

A conferência ocorre por videoconferência, por meio de biometria facial, sem ir a cartório, e leva em média uns 10 minutos no horário combinado, sem que isso seja promessa de prazo. Quem não tem CNH igualmente tem como emitir, contanto que possua biometria registrada; a equipe verifica o caso antes de marcar o horário. Os papéis devem ser os originais, físicos ou digitais, em bom estado, e a validação nunca é dispensada.

Como enxergar o custo de todos os certificados juntos

Quem pergunta quanto custa um certificado digital tende a comparar apenas o valor da primeira emissão. No conjunto, o cálculo é diferente: contam a quantidade de titulares, a validade de cada um e quantas emissões vão caber em vinte e quatro meses. Para comparar, os valores estão a partir de R$ 89,90 no e-CPF, a partir de R$ 99,90 no e-CNPJ e a partir de R$ 79,90 na renovação, com variação segundo o modelo, a duração e a forma de armazenamento.

Vale citar ainda uma política de cobertura de oferta: quando alguma outra AR credenciada anuncia uma oferta mais baixa para o mesmo tipo, validade e mídia, a oferta é coberta mediante comprovação. Para a empresa que emite muitos certificados, isso simplifica a comparação sem precisar abrir mão de emitir todos em um só canal.

Um calendário único de vencimentos

Com o mapa pronto, o passo seguinte é colocar todas as datas em um só controle. Uma regra simples: começar a renovação de certificado digital assim que restarem cerca de 60 dias até o vencimento, principalmente se a empresa emite nota todo dia ou se o vencimento cai perto do fechamento do mês. Antecipar a renovação não faz perder os dias que restam do certificado vigente.

Recomendamos a leitura desta página: revogar certificado digital

No caso mais comum, que é o certificado em arquivo da pessoa jurídica, consegue-se renovar o e-CNPJ A1 pela internet do pedido à instalação: selecionar o tipo e a duração, pagar por boleto, PIX ou cartão, validar a identidade por vídeo e configurar o novo arquivo com acompanhamento de um atendente. O arquivo novo substitui o antigo na máquina e nos programas que usavam o antigo, e convém checar uma nota de teste logo depois.

Imprevistos que também entram no mapa

O controle dá conta do que é previsível, mas o mapa também precisa prever o imprevisto. Computador levado num furto, token perdido ou equipamento descartado com o A1 instalado levam ao mesmo caminho: revogar o certificado logo que perceber. Quem revoga é a Autoridade Certificadora emissora, e o processo não tem volta: resta emitir um novo, com nova validação. Por isso, convém registrar no quadro onde cada certificado está instalado, para agir sem perder tempo num momento de aperto.

Onde emitir e renovar e como checar quem está vendendo

Antes de fechar qualquer compra, é bom saber quem vai conduzir a emissão. Todo certificado da ICP-Brasil sai de uma cadeia credenciada, e a empresa que conduz a validação tem de ser uma AR credenciada. A Alvo Certificado Digital atua como Autoridade de Registro credenciada à ICP-Brasil desde 19/03/2018, pelo processo ITI 99990.001250/2017-75, e faz a emissão pelas Autoridades Certificadoras Serpro e SyngularID. Já são mais de 500 mil certificados emitidos, com mais de 7 mil emissões por mês, tudo on-line, do pedido à instalação.

Uma atenção a mais: a conta gov.br é útil para muitos serviços, mas não funciona como certificado digital ICP-Brasil e não substitui o e-CNPJ nos sistemas que cobram assinatura ICP-Brasil. Para montar o quadro, o endereço aralvo.com.br traz as opções, os prazos e o caminho para pedir, e o atendimento ajuda a decidir que modelo cada titular deve ter.

Perguntas frequentes

O e-CNPJ da empresa vale para todos os sócios?

Não. O certificado da empresa fica sob responsabilidade do sócio ou representante legal, e cada pessoa que precisa assinar como pessoa física precisa do Alvo Certificado Digital seu e-CPF. Para que o sistema emissor trabalhe com nota fiscal, o mais adequado é um A1 da empresa configurado no emissor.

É possível combinar A1 e A3 na mesma empresa?

Dá. Cada credencial funciona de forma separada, e acontece muito a empresa ter um A1 no computador de faturamento e os titulares preferirem mídia física ou nuvem nos documentos em trânsito. A renovação é igualmente a ocasião ideal para trocar de formato.

Meu contador pode participar da videoconferência no meu lugar?

Ele não pode validar por você. O contador pode organizar o pedido e lidar com a documentação, mas a conferência não se delega: no certificado pessoal, o titular do CPF; no e-CNPJ, o representante legal cadastrado na Receita Federal.

Certificado vencido tem prazo de tolerância?

Ele para de funcionar assim que vence: deixa de assinar arquivos, não emite nota e não entra em portais como e-CAC e eSocial. Depois de vencido, o processo é providenciar uma nova emissão, com o mesmo rito de validação.

Posso renovar um certificado que foi emitido em outro lugar?

Pode. A emissão segue as mesmas regras da cadeia oficial, independentemente de onde o certificado antigo foi emitido. Muitas empresas aproveitam a renovação para reunir todas as credenciais num único lugar.

É possível emitir sem ter CNH?

Consegue, contanto que tenha base biométrica. A equipe confere essa situação antes de agendar a videoconferência, para não haver imprevisto no dia.

Coloque todos os certificados da empresa no mesmo calendário

Caso o seu negócio precise de mais de um certificado, faz sentido colocar no papel quem precisa de qual, registrar os prazos e resolver tudo com antecedência. A Alvo Certificado Digital emite para clientes de todo o país, on-line, com conferência por vídeo e apoio na instalação. Ligue para o atendimento pelo (11) 4000-2097 e comece o seu mapa hoje.

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